La partecipazione a una fiera internazionale può aprire prospettive inattese a un produttore alimentare italiano. Un incontro con un importatore, una degustazione apprezzata o una richiesta di campionatura possono trasformarsi nell’occasione per raggiungere consumatori che fino a quel momento non conoscevano il marchio.
Il passaggio dall’interesse iniziale a un rapporto commerciale stabile, tuttavia, richiede valutazioni che vanno oltre il prodotto. Un distributore può chiedere informazioni sulla tracciabilità, sulle modalità di conservazione, sulla gestione delle non conformità e sulla capacità di rispettare determinate specifiche di fornitura.
Per molte piccole e medie imprese del Made in Italy alimentare, queste richieste rappresentano un’occasione per esaminare il proprio funzionamento interno. L’obiettivo non è abbandonare le caratteristiche che rendono riconoscibile una produzione, ma sviluppare strumenti organizzativi adeguati a sostenere rapporti commerciali più articolati.
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Cosa deve sapere un produttore prima di entrare in un mercato estero
Una strategia di esportazione dovrebbe iniziare dall’analisi della destinazione commerciale e delle caratteristiche del prodotto che si intende proporre.
Le condizioni richieste possono essere differenti anche per alimenti appartenenti alla stessa categoria. La composizione, il confezionamento, la conservabilità e le modalità di distribuzione influiscono infatti sugli adempimenti da considerare.
Un produttore di alimenti refrigerati, per esempio, deve valutare con attenzione il percorso che separa lo stabilimento dal punto vendita. La durata del trasporto, i trasferimenti tra operatori logistici e le condizioni di temperatura costituiscono elementi da esaminare prima di concordare le modalità di consegna.
Per altri prodotti possono assumere maggiore rilevanza le caratteristiche dell’imballaggio, la protezione dall’umidità o le condizioni di stoccaggio.
Non esiste quindi una soluzione organizzativa valida indistintamente per tutte le produzioni.
Anche le richieste documentali meritano attenzione. Un cliente può voler conoscere le procedure utilizzate per identificare i lotti, gestire eventuali segnalazioni o ricostruire il percorso delle materie prime.
Disporre di informazioni attendibili e facilmente recuperabili rende più agevole rispondere a queste richieste e consente all’azienda di presentarsi con maggiore preparazione.
Prima di assumere nuovi impegni commerciali, è inoltre necessario verificare le disposizioni applicabili alla destinazione scelta. Le condizioni di accesso ai mercati non dipendono esclusivamente dagli accordi tra produttore e distributore, ma anche dalla normativa pertinente.
L’export alimentare richiede dunque una conoscenza concreta del prodotto, della sua destinazione e delle condizioni nelle quali verrà commercializzato.
Organizzare le attività aziendali senza perdere la propria identità produttiva
La crescita di un’impresa non coincide necessariamente con l’aumento delle dimensioni dello stabilimento. Talvolta il cambiamento più importante riguarda la capacità di rendere ripetibili e verificabili attività che, fino a quel momento, venivano gestite attraverso l’esperienza quotidiana.
Nelle produzioni tradizionali, molte competenze si sviluppano direttamente sul lavoro. Gli operatori conoscono il comportamento delle materie prime, le caratteristiche delle attrezzature e le particolarità delle diverse lavorazioni.
Queste conoscenze conservano un valore fondamentale, ma devono poter essere trasmesse anche quando l’azienda inserisce nuovi collaboratori o modifica la distribuzione delle mansioni.
Un sistema di gestione della sicurezza alimentare aiuta a definire come vengono organizzate le attività rilevanti, quali responsabilità sono attribuite e in che modo viene verificata l’efficacia dei controlli.
La norma ISO 22000 stabilisce requisiti applicabili ai sistemi di gestione della sicurezza alimentare delle organizzazioni che operano nella filiera.
L’adozione di un sistema strutturato non comporta l’obbligo di uniformare le ricette o modificare le caratteristiche distintive degli alimenti. Riguarda piuttosto il modo in cui l’organizzazione governa i processi che possono influire sulla loro sicurezza.
Si consideri un’impresa che produce specialità alimentari attraverso lavorazioni prevalentemente manuali. Se viene introdotta una nuova attrezzatura, sarà necessario valutare quali operazioni cambiano, quali competenze occorrono e se le modalità di controllo esistenti rimangano adeguate.
La valutazione dovrebbe coinvolgere le persone che conoscono direttamente il processo, perché sono spesso in grado di individuare difficoltà pratiche non immediatamente evidenti nella fase di progettazione.
Anche le comunicazioni interne assumono importanza. Le informazioni relative a un’anomalia, a una modifica delle materie prime o a un intervento tecnico devono raggiungere chi è chiamato a prendere decisioni.
Un’organizzazione efficace non si riconosce dalla quantità di documenti prodotti, ma dalla capacità di utilizzare procedure, registrazioni e informazioni per svolgere correttamente le attività.
Il ruolo della certificazione FSSC 22000 nelle relazioni commerciali
La valutazione di un nuovo fornitore può prevedere controlli differenti a seconda del cliente e della tipologia di prodotto.
Alcuni operatori della distribuzione utilizzano questionari di qualifica, verifiche presso gli stabilimenti o richieste documentali. Altri prevedono, tra le condizioni di fornitura, il possesso di certificazioni riferite a specifici schemi di sicurezza alimentare.
In questo contesto, le imprese possono trovarsi a dover dimostrare non soltanto le caratteristiche del prodotto, ma anche l’adeguatezza delle modalità con cui vengono gestite le attività aziendali.
FSSC 22000 è uno schema di certificazione dei sistemi di gestione della sicurezza alimentare che comprende i requisiti della ISO 22000, programmi prerequisito pertinenti e requisiti aggiuntivi definiti dallo schema stesso.
I programmi prerequisito riguardano condizioni e attività fondamentali per sostenere la gestione della sicurezza degli alimenti. I requisiti applicabili dipendono dal settore e dalle operazioni comprese nel campo di certificazione.
Per un’impresa interessata a sviluppare nuovi rapporti commerciali, conoscere il percorso della certificazione FSSC 22000 permette di valutare quali condizioni organizzative siano richieste e quali aspetti debbano essere eventualmente adeguati.
Prima di procedere è comunque opportuno accertare che lo schema sia pertinente alle attività svolte e risponda alle aspettative dei clienti ai quali ci si vuole rivolgere.
La certificazione non rappresenta infatti un requisito universale per l’esportazione e non sostituisce il rispetto delle disposizioni legislative applicabili.
Il percorso di preparazione può comprendere una valutazione iniziale dell’organizzazione, l’individuazione degli scostamenti rispetto ai requisiti e la definizione degli interventi necessari.
Un supporto specialistico, come quello proposto da Sistemi & Consulenze, può affiancare le imprese nell’interpretazione dei requisiti e nell’organizzazione delle attività necessarie a sviluppare il sistema.
La verifica indipendente finalizzata al rilascio del certificato è invece affidata a un organismo di certificazione competente per lo schema.
È importante che l’impresa affronti questo percorso considerando anche la gestione successiva. Le modalità adottate devono poter essere mantenute e utilizzate nel lavoro ordinario, senza diventare attività svolte esclusivamente in prossimità delle verifiche.
Dall’ingresso nel mercato alla costruzione di rapporti commerciali duraturi
Raggiungere un nuovo mercato è un risultato importante, ma la continuità dei rapporti con i clienti dipende anche dalla capacità di mantenere nel tempo le condizioni concordate.
Per un produttore alimentare, ciò significa poter affrontare variazioni della domanda, richieste aggiuntive e possibili inconvenienti senza perdere il controllo delle attività che incidono sulla sicurezza del prodotto.
Un aspetto particolarmente importante riguarda la gestione delle segnalazioni provenienti dai clienti.
Quando viene comunicata una non conformità, l’azienda deve disporre delle informazioni necessarie per esaminare il problema, individuare i prodotti eventualmente coinvolti e adottare le misure appropriate.
La disponibilità di registrazioni affidabili e di responsabilità chiaramente attribuite può rendere più tempestiva la gestione di queste situazioni.
Un altro elemento riguarda la capacità di apprendere dall’esperienza.
Le informazioni raccolte durante la produzione, i risultati delle verifiche e le segnalazioni ricevute possono contribuire a individuare aspetti da migliorare.
Se una determinata criticità si ripresenta, limitarsi a risolvere ogni singolo episodio potrebbe non essere sufficiente. È necessario comprenderne l’origine e valutare interventi che ne riducano la probabilità di ripetizione.
All’interno di un sistema di gestione, gli audit interni e il riesame della direzione consentono di esaminare il funzionamento delle attività e valutare la necessità di cambiamenti.
Le decisioni possono riguardare la formazione, le attrezzature, l’organizzazione dei processi o le modalità di controllo.
Per una PMI che intende sviluppare la propria presenza all’estero, questi strumenti possono contribuire a mantenere un rapporto coerente tra le ambizioni commerciali e le capacità dell’organizzazione.
La competitività del Made in Italy alimentare non si esaurisce nella riconoscibilità delle specialità gastronomiche. I rapporti con importatori e distributori si consolidano anche attraverso la capacità di rispondere alle richieste, gestire le difficoltà e mantenere affidabili le forniture.
Investire nell’organizzazione dei processi e nella sicurezza alimentare significa quindi creare condizioni più favorevoli per affrontare nuovi mercati, conservando le competenze e le caratteristiche produttive che distinguono l’impresa.
